TRAdeControl and Expert System


Häufig gestellte Fragen

  1. Was ist TRACES? (13.01.2011)
  2. Welche technischen Voraussetzungen sind dafür notwendig?
  3. Wie bekomme ich Zugang zu TRACES? (23.04.2014)
  4. Habe mein Passwort vergessen bzw. auf Grund von zu vielen Fehlversuchen (max. 6) ist meine Kennung gesperrt? (13.01.2011)
  5. Ich erhalte folgende Fehlermeldung "GEN-002 Ein unerwarteter Fehler ist aufgetreten (ID = 1078840498474)"? (09.03.2007)
  6. An wen kann ich mich wenden, wenn ich eine Frage habe? (07.11.2017)
  7. Ich finde den entsprechenden Warencode nicht?
  8. Beim Drucken erscheint ein leeres Blatt? (09.03.2007)
  9. Was bedeutet in einigen Bildschirmmasken "(de) englischerAusdruck"?
  10. Auf der Seite http://www.traces-cbt.net (CBT und UM) und im Hilfemenü ist einiges anders beschrieben, als in der aktuellen Version? (13.01.2011)
  11. Wie ist bei einem Export in ein Drittland zu verfahren? (24.04.2014)
  12. Was ist der Unterschied zwischen "Zur Bescheinigung einreichen" und "Bestätigen"? (09.03.2007)
  13. Welche Tiere/Produkte können die verschiedenen Betriebstypen versenden/empfangen? (24.04.2014)
  14. Wie kann ich in den Suchmasken nach Text/Bezeichnungen suchen? (13.01.2011)
  15. Wo kriege ich eine Arbeitsanweisung für die Abfertigung eines innergemeinschaftlichen Transportes her? (25.02.2014)
  16. Ich habe Probleme mit dem Zugang zum Trainings- bzw. Testssystem? (13.01.2011)
  17. Welche Tiere/Produkte sind über TRACES zu melden? (02.07.2014)
  18. Wie habe ich die eigenen Organisationen zu erfassen? (23.11.2016)
  19. Was bedeuten die verschiedenen Betriebstypen? (23.02.2010)
  20. Ich finde eine fremde Organisation nicht?
  21. Ich bekomme eine Mail "Neue Organisation erstellt". Was habe ich zu tun?
  22. Ich bekomme ein Zertifikat für eine Organisation, die nicht in meinem Zuständigkeitsbereich liegt?
  23. Wie kann ich mit dem zuständigen Veterinäramt des Herkunftsortes in Verbindung treten? (13.03.2017)
  24. Wie kann ich einstellen, das E-Mail-Benachrichtigungen nur an eine bestimmte Adresse gesendet werden? (12.10.2015)
  25. Wie verfahre ich bei fehlgeleiteten Zertifikaten oder Zertifikaten, bei denen eine Rückmeldung erforderlich ist (VO (EG) 1069/2009)? (10.05.2007)
  26. Wie kann ich ein Zertifikat incl. Gesundheitsbescheinigung ausdrucken, ohne es gleich gültig machen zu müssen? (13.01.2011)
  27. Bei Rindertransporten muss die Passnummer angegeben werden. Kann ich auch die Ohrmarkennummer verwenden? (08.08.2012)
  28. Was bedeutet "LOG-012 E-Mail Sicherheitsausnahme: Sie haben keine Berechtigung, den angefragten Vorgang auszuführen", nachdem ich ein neues Passwort angefordert habe? (12.10.2015)
  29. Ich finde mein zuvor erfasstes Zertifikat nicht mehr? (09.03.2007)
  30. Wie sind in Teil II die "zusätzlichen Garantieanforderungen" einzugeben? (23.11.2016)
  31. Seit Version 2.01 kann ich TRACES-Einheiten nicht mehr unter ihrer Nummer auffinden? (13.11.2009)
  32. Seit Version 2.01 bekomme ich bei Pferdetransporten nach 2009/156 AII (eingetragene Equiden) die Fehlermeldung, das ich nur 1 Tier pro Zertifikat eingeben darf? (13.01.2011)
  33. Wie kann ich eine Sendung vorher ankündigen (z.B. nach 2006/274/EG)?
  34. Wie kann ich eine für mich bestimmte vorangekündigte Sendung sehen?
  35. Seit Version 2.64 kann ich auf ältere Zertifikate (i.A. älter als 4 Monate)) nicht zugreifen? (23.04.2014)
  36. In den Benachrichtigungsmails wird auf Seite https://sanco.ec.europa.eu/traces verwiesen ich benutze aber https://sanco.cec.eu.int/traces? (13.01.2011)
  37. Bei welchen Tiertransporten muss ich welche Zusatzgarantien ausfertigen? (18.05.2017)
  38. Wann ist TRACES bei registrierten Equiden zu bedienen?(14.05.2014)
  39. Wie ist mit "Transhipments" an der Grenzkontrollstelle zu verfahren? (30.09.2015)
  40. Wie muss ich Transportunternehmen und Transportmittel gemäß 1/2005/EG zulassen (ab Version 3.0)? (07.01.2010)
  41. Wie wird ein Transportplan gemäß 1/2005/EG richtig erstellt (ab Version 3.0)? (12.12.2008)
  42. Wie muss ich verfahren, wenn TRACES nicht zur Verfügung steht und ich einen Transport abzufertigen habe? (12.01.2017)
  43. Wie kann ich Statistiken und ältere Zertifikate abfragen? (22.04.2014)
  44. Kann ich bei Schweine- und Schafe-/Ziegentransporten bei der Identifikation der Tiere auch eine Importfunktion verwenden? (23.06.2014)
  45. Wie ist mit Hühnertrockenkottransporten zu verfahren? (neu: 17.03.2011)
  46. Wie ist mit Sendungen von Tierischen Nebenprodukten zu verfahren? (18.07.2013)
  47. Was bedeutet das "(ex)" hinter verschiedenen Betriebstypen? (neu: 07.01.2013)
  48. Wie ist bei Geflügelausstellungen zu verfahren? (neu: 16.01.2013)
  49. Für welche Tier- bzw. Warenarten kann ich bei der Identifikation der Tiere eine Importfunktion verwenden? (23.11.2016)
  50. Wie ist beim Verbringen von Rindern und Schweinen über Sammelstellen eines anderen Mitgliedsstaates zu verfahren? (neu: 12.08.2013)
  51. Wo findet man aktuelle Dokumentationen?  (neu: 24.04.2014)
  52. Wie ist mit Zolllagern und Schiffsausrüstern zu verfahren?  (25.08.2015)
  53. Für welche Warenarten ist eine Rückmeldung erforderlich?  (30.09.2015)
  54. Wie ist bei Re-Enforced Checks zu verfahren?  (30.09.2015)
  55. Wie ist mit Warensendungen zu US Militärbasen zu verfahren?  (30.09.2015)

1. Was ist TRACES?

TRACES ist eine Web-Anwendung, die das ehemalige ANIMO-System mit dem zu schaffenden SHIFT-System integriert. Mit Hilfe dieses Systems soll eine bessere Kontrolle und Rückverfolgbarkeit von Tiertransporten und Transporten tierischer Produkte erreicht werden. Für die Grenzkontrollstellen ist es eine Entscheidungshilfe beim Import von Tieren und Produkten tierischer Herkunft. TRACES wurde von der Firma Sword-Technologies im Auftrag der Europäischen Kommission entwickelt.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in Wikipedia (http://de.wikipedia.org/wiki/TRACES).

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2. Welche technischen Voraussetzungen sind dafür notwendig?

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3. Wie bekomme ich Zugang zu TRACES?

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4. Habe mein Passwort vergessen bzw. auf Grund von zu vielen Fehlversuchen (max. 6) ist meine Kennung gesperrt?

Im Anmeldebildschirm (https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces) trage ich meine E-Mail-Adresse, unter der ich bereits registriert bin, ein und gehe auf "Neues Kennwort anfordern". Nach dem richtigen Beantworten der Sicherheitsabfrage, wird mir dann ein neues Kennwort zugesendet, mit dem ich mich anmelden kann und das dann wieder geändert werden muss (Achtung: Das Kennwort muss mindestens 10 Zeichen lang, mindestens ein Grossbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Ziffer und ein Sonderzeichen (z.B. !, *, +, -, ?, #) enthalten.

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5. Ich erhalte folgende Fehlermeldung "GEN-002 Ein unerwarteter Fehler ist aufgetreten (ID = 1078840498474)"?

Hier handelt es sich um einen Programmfehler (ID kann variieren). Vom Bildschirm ist ein Ausdruck zu machen (Taste "Druck" und einfügen in E-Mail bzw. ein leeres Worddokument) und dieser ist an die Adresse sanco-traces@ec.europa.eu zu schicken. Falls dieser Fehler beim Suchbildschirm auftritt, kann evtl. durch Eingabe eines Auswahlkriteriums (z.B. beim IntraTrade "Abfahrt nach" durch Eingabe eines Datums) dieser Fehler umgangen werden.

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6. An wen kann ich mich wenden, wenn ich eine Frage habe?

Für jedes Bundesland gibt es sog. TRACES-Beauftragte (Stand: 07.11.2017), die für Fragen zur Verfügung stehen.

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7. Ich finde den entsprechenden Warencode nicht?

Während ANIMO einen eigenen (veterinärmedizinischen) Code verwendete, ist in TRACES der Zollcode implementiert. In TRACES muss die Spezies bzw. der Verwendungszweck darüber hinaus noch spezifiziert werden. Eine  Gegenüberstellung der Codes finden Sie in CorrespondanceANIMOTRACES.pdf.

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8. Beim Drucken erscheint ein leeres Blatt?

TRACES arbeitet aus Sicherheitsgründen mit verschlüsselten Seiten. Damit diese über die Funktion "Drucken" auf Ihrem Rechner abgespeichert werden können, muss das Speichern von verschlüsselten Seiten zugelassen werden (Internetoptionen -> Erweitert -> Sicherheit -> Verschlüsselte Dateien nicht auf Festplatte speichern -> deaktivieren).

Weitere Druckprobleme können durch das Löschen aller temporären Dateien bzw. Cookies (Internetoptionen -> Allgemein -> Löschen) evtl. behoben werden.

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9. Was bedeutet in einigen Bildschirmmasken "(de) englischerAusdruck"?

(de) gefolgt von einem englischen Begriff bedeutet, das das entsprechende deutsche Wort für die deutschsprachige Oberfläche von TRACES noch nicht hinterlegt ist.

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10. Auf der Seite http://www.traces-cbt.net (CBT und UM) und im Hilfemenü ist einiges anders beschrieben, als in der aktuellen Version?

Die aktuelle Version ist den Dokumentationen Computer Based Training, User Manual und Hilfemenü um einiges voraus.
Die http://www.traces-cbt.net steht nicht mehr zur Verfügung.

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11. Wie ist bei einem Export in ein Drittland zu verfahren?

Für einige Drittländer sind für bestimmte Tiere/Produkte die Export-Bescheinigungen EU weit harmonisiert. Über "Export-Veterinärbescheinigung" -> "Neu" -> "Modell" kann man sich informieren, für welche Länder dies zutrifft. Wenn man diese Export-Funktion nutzen kann, wird im Falle des Erstellens einer EXPORT-Bescheinigung automatisch eine zugehörige INTRA-Bescheinigung erstellt, vorausgesetzt man hat "Nicht Transit durch EU Exportbescheinigung" ausgeschaltet, ansonsten wird nur eine EXPORT-Zertifikat erstellt.

Andernfalls ist wie folgt zu verfahren:

"Gemäß Entscheidung 93/444 ist TRACES bei Drittlandexporten immer dann zu bedienen, wenn der Export nicht direkt (in Deutschland käme das nur bei Flughäfen und Häfen in Betracht) sondern über einen anderen Mitgliedsstaat abgewickelt wird. Die Entscheidung 93/444 gilt für Tiere und Erzeugnisse gemäß Art. 3 Abs. 1 Buchstabe g) erster Unterabsatz der Richtlinie 90/425. Dort wird wiederum auf den Anhang A verwiesen und dort sind alle Tiere und Erzeugnisse aufgeführt, deren Verbringen harmonisiert ist. Gemäß Art. 5 von 93/444 ist die ANIMO-Mitteilung (mit Art. 4 der Entscheidung 2004/292 gelten alle Bezugnahmen auf ANIMO als Bezugnahmen für TRACES!) an die Grenzübergangsstelle oder an die örtliche Behörde, an dem die Tier-/Erzeugnissendung aus dem Zollgebiet der Gemeinschaft verbracht wird, zu richten. Zusätzlich ist die Zentralbehörde des Ausfuhrmitgliedsstaates (macht TRACES automatisch) und die Zentralbehörden des oder der Durchfuhrmitgliedsstaaten zu benachrichtigen. Damit dies geschieht, müssen die Durchfuhrmitgliedsstaaten in Teil I eingetragen werden!"

Im Feld "Empfänger" (Feld I.5) kann seit Version 3.0 eine Organisation im Drittland eingetragen werden. Unter "Bestimmungsort" (Feld I.13) ist der Bestimmungsort im Drittland anzugeben, falls er nicht schon automatisch nach der Eingabe von "Empfänger" (Feld I.5) übernommen wurde . Evtl. muss die Organisation im Drittland neu angelegt werden. Dabei geht es nicht über Postleitzahlen, sondern über Regionen und den dortigen Städten. Auf der Seite "Route" ist in "Ausfuhr" (Feld I.28) die Grenzkontrollstelle anzugeben, an der der Transport die EU verlässt.

Bitte beachten Sie beim Export von Rindern, für die eine Ausfuhrerstattung beantragt werden soll, die Verordnung (EG) Nr. 817/2010 in Verbindung mit der Entscheidung der Kommission 2009/821 in den jeweils geltenden aktuellen Fassungen. Dies bedeutet, dass Rinder mit Ausfuhrerstattung nur über solche Grenzkontrollstellen ausgeführt werden dürfen, die für die Einfuhr von Rindern zugelassen sind, in Spalte 6 der Grenzkontrollstellentabellen der Entscheidung 2009/821 muss also ein "U" stehen. TRACES bietet hier keine Plausibilitätskontrolle!

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12. Was ist der Unterschied zwischen "Zur Bescheinigung einreichen" und "Bestätigen"?

Wenn die Warenbeschreibung (Registerlasche "Sendung") ausgefüllt wurde, kann diese zur Bescheinigung eingereicht werden (z.B. durch den Wirtschaftsbeteiligten). Das Zertifikat erhält dann den Status "neu" und muss noch bestätigt (für gültig erklärt) werden. Wenn, wie vom ANIMO gewöhnt, die Veterinärbehörde auch die Warenbeschreibung eingibt, kann gleich mit "Bestätigen" fortgefahren werden.

Hinweis: Mit dem Status "Neu" können noch Änderungen am Zertifikat gemacht werden. Ist es dagegen bereits "Gültig", können Änderungen nur über den Umweg "Kopie als Ersatz" gemacht werden. Das früher übliche Verfahren "Bescheinigung annullieren" und "Als neu kopieren" darf nicht mehr angewendet werden.

Falls im Menü "innergemeinschaftlicher Handel" im Suchbildschirm die Auswahl "zu bearbeiten" aktiviert ist, werden nur Datensätze angezeigt, die noch bestätigt werden müssen. Dies kann man dazu benutzen, um sich für immer wiederkehrende Warenbeschreibungen Vorlagen zu erstellen, die man dann über die Funktion "Als neu kopieren" benutzen kann.

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13. Welche Tiere/Produkte können die verschiedenen Betriebstypen versenden/empfangen?

Jedem Betrieb ("Organisation") ist ein bzw. mehrere bestimmte Betriebstypen zugeordnet. Abhängig von diesem Typ können nur bestimmte Tiere/Produkte versendet bzw. empfangen werden. Entscheidend sind dabei die Felder  "I.12 Herkunftsort/Fangort" bzw. "I.13 Bestimmungsort". Die Felder "I.1 Absender" und "I.5 Empfänger" spielen dabei keine Rolle. Wenn diese Felder aber "passig" sind, werden automatisch die Felder "I.12 Herkunftsort/Fangort" und "I.14 Verladeort" mit den Angaben des Absenders bzw. das Feld "I.13 Bestimmungsort" mit den Angaben des Empfängers ausgefüllt. Andernfalls müssen diese Felder separat eingetragen werden. Eine Übersicht zeigt die Tabelle Zuordnung Warencode zu Betriebstypen.

Wenn Sie die Ware, die Sie versenden wollen, in der Tabelle nicht finden, können Sie die erlaubten Betriebstypen sehr leicht selbst herausfinden:
1. Wählen Sie "Gesundheitsbescheinigung innergemeinschaftlicher Handel" und "Neu" und klicken Sie sich durch den Warencode und die folgende Spezifizierungsmaske hindurch und wählen dann "Zuordnen".
2. Klicken Sie auf die Registrierkarte "Handelsbeteiligte" gefolgt von Schaltfläche "Auswählen" im Feld "I.13 Bestimmungsort".
3. In der folgenden Maske klicken Sie den Auswahlschalter bei "Typ": Es werden alle Betriebstypen angezeigt, an die versandt werden darf. Anders ausgedrückt: Die von Ihnen ausgewählte oder neu anzulegende Organisation muss eine dieser Betriebstypen haben.
Analog können Sie die erlaubten Betriebstypen für den Herkunftsbetrieb herausfinden indem Sie wie unter Punkt 2 beschrieben stattdessen im Feld "I.12 Herkunftsort/Fangort" auswählen und analog vorgehen. Bis auf wenige Ausnahmen gelten aber dafür die gleichen "Business-Rules".

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14. Wie kann ich in den Suchmasken nach Text/Bezeichnungen suchen?

In den Suchmasken können Sie Text eingeben, unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung. Sie brauchen den Text nicht vollständig einzugeben, da nur die angegebenen Zeichen verglichen werden. (z.B. liefert ein "m" bei "Namen" alle Namen mit "m" beginnend). Des weiteren kann mit sog. Wildcards gearbeitet werden. Ein "%" steht für beliebigen Text (vergleichbar mit "*" unter Windows/MSDOS). So liefert  "%mann" bei "Namen" alle Namen, die ein "mann" im Namen haben
Der  "_" für ein beliebiges Zeichen an dieser Stelle (vergleichbar mit "?" unter Windows/MSDOS) wird seit Version 4.10d nicht mehr unterstützt.

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15. Wo kriege ich eine Arbeitsanweisung für die Abfertigung eines innergemeinschaftlichen Transportes her?

Die TRACES-Verantwortlichen von Bayern und Rheinland-Pfalz, Herr Geißelbrecht und Herr Wolfert haben eine sehr gute Arbeitsanleitung (Stand 15.01.2014) zusammengestellt.

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16. Ich habe Probleme mit dem Zugang zum Trainings- bzw. Testsystem?

Trainingssystem:     https://webgate.training.ec.europa.eu/sanco/traces

Der Zugang zum Testsystem, ehemals https://test.sanco.ec.europa.eu/traces, ist nicht mehr gültig.            

Problem:

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17. Welche Tiere/Produkte sind über TRACES zu melden?

Laut Verordnung 599/2004/EG vom 30.04.2004 zur Festlegung einheitlicher Musterbescheinigungen und Kontrollberichte für den innergemeinschaftlichen Handel mit Tieren und Erzeugnissen tierischen Ursprungs:

Eine Aufstellung aller Tiere und Produkte, die beim innergemeinschaftlichen Handel über TRACES zu melden sind,  finden Sie hier (zusammengestellt von Herrn Dr. Naumann vom Veterinäramt Wunsiedel und modifiziert von Dr. Brüning vom LAVES Niedersachsen).

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18. Wie habe ich die eigenen Organisationen zu erfassen?

Ziel von TRACES ist es, die Auswahl der am Handel beteiligten Organisationen über sog. Listen vorzunehmen, d.h. das die Daten einer Organisation nur einmal erfasst werden müssen. Die Auswahl im Programm selber kann dann über die Betriebs- bzw. Zulassungsnummer der Organisation erfolgen, da diese für jedes Land eindeutig ist. Damit ist zum einen die "Schnellsuche" (Feld "N°:") möglich, zum anderen hat man dadurch keine Probleme mit den  länderspezifischen Zeichen im Namen (wie z.B. die deutschen Umlaute ä,ö,ü,ß). Des weiteren haben es Marktteilnehmer, die TRACES nutzen, einfacher, die entsprechenden Organisationen zu finden, da diese nicht die Möglichkeit der Listenauswahl haben, sondern die Auswahl soweit einschränken müssen, bis nur eine begrenzte Anzahl von Datensätzen gefunden wird.
Voraussetzung ist, das jedes Veterinäramt seine am Handel beteiligten Organisationen erfasst und validiert hat. Jede Organisation ist mit allen seinen sog. Betriebstypen zu erfassen. Für jeden Betriebstyp ist die entsprechende Zulassungsnummer anzugeben, für EU-Zulassungen die EU-Zulassungsnummer ohne Sonderzeichen (also ohne "-", Leerzeichen sind inzwischen erlaubt), z.B. "DEBR025EWG" bzw. bei nicht EU-zugelassenen Organisationen die Nummer nach VVVO ohne Sonderzeichen und ohne "DE" und ohne "276", z.B. "034590245028". Die Betriebsnummer ist nicht Pflicht, es wird aber empfohlen, hier die Nummer nach VVVO anzugeben. Bei einigen Betriebstypen ist die Zulassungsnummer nicht Pflicht, hier wird eine Nummer von TRACES vergeben ("DE" gefolgt von 8 Ziffern). Eine Übersicht über die verschiedenen Betriebstypen finden Sie in Frage 19. Im Namen und in der Adresse können, entgegen früheren Festlegungen, auch Umlaute bzw. Sonderzeichen stehen (weil es hierzu keine einheitliche Regelung in der EU gibt). Nachdem eine Organisation angelegt wurde, muss diese den Status "Gültig" bekommen. Nur so ist sichergestellt, das nur das zuständige Veterinäramt entsprechende Änderungen an den Daten machen kann. Im Status "Neu" bzw. "Vor-bestätigt" kann jeder an TRACES angeschlossene Teilnehmer die Daten ändern bzw. löschen.

Organisationsangaben:

Status Neu: Die Organisation wurde neu angelegt.
Vor-bestätigt: Die Organisation wurde neu angelegt und in einem Zertifikat vorvalidiert.
Gültig: Die Organisation wurde von zuständigen Veterinäramt validiert und für gültig (valid) erklärt.
In den Stati Neu und Vor-bestätigt kann jeder TRACES-Nutzer Änderungen an der Organisation durchführen. Im Status Gültig kann es nur das zuständige Veterinäramt. Bei einem Wechsel der Stati erscheint die Adresse des TRACES-Nutzers unter "Status festgelegt von".
Betriebsnummer Die Angabe der Betriebsnummer ist nicht Pflicht, es wird aber empfohlen, hier die VVVO-Nummer bzw. EU-Zulassungsnummer anzugeben.
Name Hier ist der Name der Organisation anzugeben. Groß- und Kleinschreibung ist möglich, ebenso können Umlaute (entgegen früherer Festlegungen) verwendet werden. Bei der Verwendung von persönlichen Namen sollten diese im Format Nachname, Vorname eingetragen werden
Adresse Hier ist die Adresse (Straße, Postfach) einzutragen. Groß- und Kleinschreibung ist möglich, ebenso können Umlaute verwendet werden.
Postleitzahl Hier ist die Postleitzahl einzutragen, der zugehörige Ort wird automatisch ermittelt.
Stadt Falls es mehrere Orte mit der gleichen Postleitzahl gibt, muss hier noch der entsprechende Ort ausgewählt werden.
Zulassungsnummern Abhängig von den Betriebstypen sind hier die entsprechenden Zulassungsnummern anzugeben:
VVVO-Nummer: Ohne "DE" und ohne "276" und ohne Leer- oder Sonderzeichen z.B. 034590245028
EU-Zulassungsnummer: ohne Sonderzeichen (also ohne "-" und ohne Leerzeichen), z.B. DEBR025EWG
TRACES-Nummer: bei Betriebstypen, bei denen eine Zulassungsnummer nicht Pflicht ist, kann das Feld leer bleiben, nach dem Abspeichern trägt TRACES eine Nummer in der Form "DE" gefolgt von 8 Ziffern ein, z.B. DE00001234

Seit Version 2.64 ist es jedem Veterinäramt sehr einfach möglich, eine Übersicht über seine eigenen Organisationen zu erhalten. Sie tragen dazu in der Suchmaske "Organisationen" einfach Ihre eigene "Nummer der Traces-Einheit" ein und gehen auf "suchen".

Sie sind angehalten nur Organisationen mit Status "gültig" zu haben. Falsch und doppelt angelegte sind zu löschen. Aber Achtung: Ein Anwender in einem anderen EU-Land kann gezwungen sein, eine schon vorhandene Organisation nochmals einzugeben, wenn der benötigte Betriebstyp nicht vorhanden ist, denn er kann bei den Betriebstypen nichts ergänzen! In dem Fall dürfen Sie nicht einfach blind löschen, sondern müssen Sie sich den Betriebstyp notieren, die neu angelegte Organisation löschen und wenn der Betriebstyp plausibel ist, diesen bei der schon vorhandenen Organisation zusätzlich eintragen.

Hinweis: Um ein Auffinden der Organisationen anhand der Zulassungsnummern in TRACES zu erleichtern und da dem innergemeinschaftlichen Verbringen in der Regel ein Schriftverkehr in Form von Verträgen, Bestellungen, Faxen oder dgl. vorausgeht, sind diese Nummern, unter denen die Organisationen in TRACES registriert sind, zwischen den Handelsbeteiligten im Vorfeld auszutauschen.

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19. Was bedeuten die verschiedenen Betriebstypen?

Während der Erfassung in TRACES wirken sog. "Business-Rules", d.h. abhängig von der Tier- bzw. Warenart können nur die Organisationen ausgewählt werden, die auch entsprechend dem Betriebstyp dafür zugelassen sind (siehe Frage 13). Des weiteren können in bestimmten Feldern (z.B. "Kontrollstellen" oder "Tranporteur") nur Organisationen mit dem entsprechenden Betriebstyp eingetragen werden.
Seit Version 2.6 gibt es unterschiedliche Betriebstypen für Organisationen innerhalb der EU und Organisationen in Drittländern.

Eine Aufstellung der verschiedenen Betriebstypen finden Sie hier.

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20. Ich finde eine fremde Organisation nicht?

Wenn Sie ein Zertifikat erstellen und Sie eine Organisation eintragen müssen, die nicht in Ihrem Zuständigkeitsbereich liegt (z.B. am Bestimmungsort), sollten Sie vorher gründlich suchen, ob diese Organisation nicht bereits in TRACES erfasst ist. So sollen z.B. die Niederlande alle ihre landwirtschaftlichen Betriebe in TRACES eingestellt haben und die EU-zugelassenen Organisationen (außer Schlachthöfe) sind durch die TRACES-Betreiber ebenfalls bereits erfasst. Der sicherste Weg der Suche ist über die Zulassungsnummer, da diese eindeutig ist. Sie können aber auch nach dem Namen suchen. Hier sollten Sie nach "Textfragmenten" unter Verwendung des %-Zeichens (siehe Frage 14) suchen. Erst wenn Sie sicher sind, das die Organisation noch nicht in TRACES registriert ist, sollten Sie diese neu aufnehmen. Falls Sie die Zulassungsnummer nicht wissen, sollten Sie "INIT" gefolgt von Ihrer TRACES-Nummer (ist identisch mit der früheren ANIMO-Nummer, mit dem Unterschied, dass die "01" für Deutschland gegen "DE" ausgetauscht ist) sowie einer fortlaufenden Nummer eingeben, z.B. "INITDE298121". Das zuständige Veterinäramt bekommt dann eine E-Mail mit dem Betreff "Neue Organisationsadresse angelegt" und muss die Organisation(en) prüfen und gültig machen. Dieses tauscht dann die INIT-Nummer gegen die tatsächliche Zulassungsnummer aus.

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21. Ich bekomme eine Mail "Neue Organisation erstellt". Was habe ich zu tun?

Wenn ein TRACES-Nutzer (Marktteilnehmer, Veterinäramt, Grenzkontrollstelle) eine Organisation neu anlegt, bekommt das zuständige Veterinäramt eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung "Neue Organisation erstellt", um diese Organisation zu validieren. Hat ein Marktteilnehmer die Organisation erfasst bzw. das Veterinäramt hat diese Organisation neu angelegt, aber das entsprechende Zertifikat noch nicht bestätigt, dann erhält diese Organisation den Status "Neu". Wird das Zertifikat mit dieser Organisation bestätigt, erhält die Organisation den Status "Vor-bestätigt". Als zuständiges Veterinäramt müssen Sie die Organisation validieren. Bei der Prüfung ist vor allem auf die korrekte Adresse, (Nachname, Vorname und ggf. noch Firmenbezeichnung) zu achten. Daneben auf die korrekten Betriebstypen/Zulassungsnummern achten. Wichtig ist, dass zu einer Adresse nur ein Datensatz mit dann aber beliebig vielen Betriebstypen/Zulassungsnummern vorhanden ist. Bei doppelt vorhandenen Organisationen also eine löschen und die Betriebstypen/Zulassungsnummern der gelöschten bei der verbleibenden eintragen! Bei der Zulassungsnummer verwenden wir ja in der Regel die VVVO Nummer, diese kann mehrfach bei einer Organisation verwendet werden, jedoch nicht mehrfach bei mehreren Organisationen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

Normalerweise müsste der TRACES-Benutzer, der die Validerungsanforderung ausgelöst hat, auch über das Ergebnis der Validierung informiert werden. Leider haben auch hier die TRACES-Entwickler, trotz mehrfachen Wunsches unsererseits, die entsprechende Funktionalität nicht implementiert. Wenn Sie Glück haben und der Status wurde von "Neu" auf "Vor-bestätigt" durch den TRACES-Nutzer geändert, wird dieser bei der Organisation mit angezeigt und Sie können ihn per E-Mail über das Ergebnis Ihrer Validierung informieren (und wenn Sie ihm nur die richtige Zulassungsnummer mitteilen). Des weiteren haben Sie die Möglichkeit über das Zertifikat, das die vor-bestätigte Organisation enthält, über den Link des "Amtlichen Tierarztes" auf der Seite "Referenzen" im Feld "zuständige Behörden" den Bearbeiter per E-Mail zu erreichen (siehe Frage 23). Bei einer E-Mail-Benachrichtigung wäre ein Link auf die validierte Organisation hilfreich (im Browser den Link bei angezeigter Organisation kopieren, z.B.: https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/yellowpages/business/open.do?ref=1919731).

Bitte beachten Sie diese Hinweise und validieren Sie nicht "blind" Organisationen, die von anderen angelegt wurden, ansonsten haben wir wieder Wildwuchs bei den Organisationen, der durch diese Verfahrensweise verhindert werden sollte.

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22. Ich bekomme ein Zertifikat für eine Organisation, die nicht in meinem Zuständigkeitsbereich liegt?

Die Zuordnung von Organisationen zu dem zuständigen Veterinäramt erfolgt über die Kombination Postleitzahl+Ort. In TRACES ist dies in sog. Referenzdateien hinterlegt, die aus dem ANIMO-System übernommen wurden. Leider wurden durch die TRACES-Betreiber im Rahmen des "Initial Load" der Organisationen neue Orte aufgenommen, deren Zuordnung zum entsprechenden Veterinäramt nicht in allen Fällen korrekt war. Des weiteren kann es durch die fehlerhafte Zuordnung von gleichnamigen Orten ohne Berücksichtigung der Postleitzahl zu einer Organisation zu diesen fehlgeleiteten Zertifikaten kommen. Zur Abklärung dieser falschen Zuordnungen schicken Sie solche Zertifikate bitte an traces@fli.de unter Hinweis auf den Fehler (z.B. Postleitzahl+Ort nicht im Kreis, doppelter Ort gemeint, ...).

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23. Wie kann ich mit dem zuständigen Veterinäramt des Herkunftsortes in Verbindung treten?

Bei einem gültigen Zertifikat kann über die Seite "Veterinärbescheinigung"  im Feld "Amtlicher Tierarzt" unter "Name:" der Link des Tierarztes aufgerufen werden, der die Sendung zertifiziert hat. Hier erscheint neben der Adresse auch die E-Mail-Adresse und ggf. die Telefon- und Faxnummern des zertifizierenden Tierarztes bzw. des Veterinäramtes. Falls ein Wirtschaftsbeteiligter den Teil I eingegeben hat, erhalten Sie dessen E-Mail-Adresse unter "Identifikation des Antragstellers" unter "Sendung" "Referenzen".

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24. Wie kann ich einstellen, das E-Mail-Benachrichtigungen nur an eine bestimmte Adresse gesendet werden?

Bei einem Benutzer müssen über das Menü "Benutzerprofil ändern" alle E-Mail-Benachrichtigungen eingeschaltet werden, während bei den anderen Benutzern diese ausgeschaltet sind. Dazu hat sich jeder Benutzer mit seiner E-Mail-Adresse anzumelden und das Menü "Benutzerprofil ändern" aufzurufen. Beachten Sie aber, falls dieser Benutzer nur zur E-Mail-Benachrichtigung angelegt wird, dass dieser nach 2 Monaten "Nichteinloggens" keine E-Mails mehr bekommt (siehe auch Frage 28).

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25. Wie verfahre ich bei fehlgeleiteten Zertifikaten oder Zertifikaten, bei denen ein Rückmeldung erforderlich ist (VO (EG) 1069/2009)?

Im TRACES ist die Möglichkeit implementiert, zu einem gültigen Zertifikat über den Link "Kontrolle" Kontrollen hinzuzufügen.

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26. Wie kann ich ein Zertifikat incl. Gesundheitsbescheinigung ausdrucken, ohne es gleich gültig machen zu müssen?

Seit Version 2.64 ist dies nicht mehr möglich bzw. das Zertifikat enthält als Wasserzeichen "Neu" während dem Transport ein Zertifikat mit dem Wasserzeichen "Original" mitzugeben ist.

Wenn Sie einen Transport weiter weg vom Dienstort abfertigen müssen, bei dem sich noch geringfügige Änderungen, z.B. bei der Tierzahl ergeben können, gehen Sie bitte, um zweimaliges Hinfahren zu vermeiden, wie folgt vor:

Achtung: Falls die Funktion "Kopie als Ersatz" nicht auf der ersten Übersichtsseite erscheint, bitte auf die 2. Seite wechseln, bzw. wenn keine 2. Seite vorhanden ist, ein Zertifikat aufrufen und wieder zurück auf die erste Seite. Jetzt ist die Funktion zu sehen.

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27. Bei Rindertransporten muss die Passnummer angegeben werden. Kann ich auch die Ohrmarkennummer verwenden?

Laut 64/432/EWG muss die Passnummer angegeben werden. Diese weicht in vielen Mitgliedsstaaten von der Ohrmarkennummer ab. Nach Absprache in der TRACES-Arbeitsgruppe am 06.07.2012 und dem BMELV können auch die Ohrmarkennummern angegeben werden.
Die Erfassung der Passnummern/Ohrmarkennummern kann Online oder über das Importieren einer CSV-Datei (Excel), in der vorher die Passnummern/Ohrmarkennummern eingetragen wurden, erfolgen. Diese CSV-Datei finden Sie hier. Geben Sie unbedingt die geforderten Passnummern/Ohrmarkennummern an und benutzen Sie nicht mehr den Eintrag "siehe beigefügte Liste". Seit Version 3.1 kann man im TRACES auch über die Passnummern/Ohrmarkennummern Zertifikate suchen lassen ("Pass-Nr.:"), deshalb muss das Feld I.31 mit den Pass- bzw. Ohrmarkennummern der Tiere ausgefüllt werden und darf nicht den Hinweis auf ein externes Dokument enthalten.

Hinweis:
1. Das Importieren kann auch direkt über "Kopieren" und "Einfügen" im Onlineformular "Hochladen" vorgenommen werde. Beachten Sie allerdings den "erwarteten Aufbau" der einzufügenden Daten.
2. Es dürfen nicht mehr Zeilen (Tiere) angegeben werden, als in Feld I.20 (Anzahl/Menge) eingetragen sind, weniger können es sein.
3. Die Importfunktion steht auch für den Nomenklaturcode "0103" (Schweine) und "0104" (Schafe/Ziegen) zur Verfügung (siehe dazu Frage 44) sowie weitere (siehe dazu Frage 49).

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28. Was bedeutet "LOG-012 E-Mail Sicherheitsausnahme: Sie haben keine Berechtigung, den angefragten Vorgang auszuführen", nachdem ich ein neues Passwort angefordert habe?

Ein Benutzer, der sich über 6 Monate lang nicht eingeloggt hat, wird vom System in den Status "Deaktiviert" versetzt. Mit diesem Status kann man auch kein neues Kennwort anfordern. Um Sie wieder zu aktivieren, setzen Sie sich mit dem  TRACES-Beauftragten Ihres Bundeslandes in Verbindung.

Bereits nach 2 Monaten "Nichteinloggens" erhält man keine E-Mail-Benachrichtigungen mehr. Diese Funktionalität wurde Mitte September 2015 eingeführt. Bitte beachten Sie diesen Umstand auch, falls Sie einen allgemeinen Benutzer angelegt haben, um nur über diesen E-Mail-Benachrichtigungen zu bekommen (siehe auch Frage 24).

Hinweis: Alle 6 Monate wird man aufgefordert, sein Passwort zu ändern.

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29. Ich finde mein zuvor erfasstes Zertifikat nicht mehr?

Das Problem ist, dass die Adresse des Herkunftsortes (Feld I.12.) gekoppelt ist an die zuständige LVE. Da das aber in der gegenwärtigen Version bei der Eingabe nicht berücksichtigt wird, kann als Herkunftsort eine beliebige Adresse eingetragen werden. Man kann dieses Zertifikat "Zur Bestätigung einreichen" bzw. gleich "Bestätigen", hat aber danach keinen Zugriff mehr auf dieses Zertifikat, sondern nur die LVE, die dieser Herkunftsadresse zugeordnet ist und diese wundert sich, wer dieses Zertifikat erstellt hat (weiteres Problem: wenn das Zertifikat nur den Status neu hat (also nur "Zur Bescheinigung einreichen" ausgeführt wurde), wird kein amtlicher Tierarzt eingetragen, bzw. erscheint der Name dessen, der sich gerade angemeldet hat). Es sollten als Herkunftsort also nur die Organisationen angegeben werden, für die Sie zuständig sind (Angabe ihrer TRACES-Nummer im Auswahlbildschirm der Organisationen). Als Absender dagegen können Sie eine beliebige Adresse (ggf. den Hauptsitz, der nicht in Ihrem Zuständigkeitsbereich liegt) angeben.

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30. Wie sind in Teil II die "zusätzlichen Garantieanforderungen" anzugeben?

Die Zusatzgarantien sind im Teil II zu kennzeichnen und die entsprechenden Artikel sind als Freitext einzugeben.

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31. Seit Version 2.01 kann ich TRACES-Einheiten nicht mehr unter ihrer Nummer auffinden?

Neu in der Version ist, das man in manchen Suchfenstern die Auswahl auf die zugehörige TRACES-Einheit einschränken kann (z.B.  "Code der Behörde am Bestimmungsort" oder "Nummer der TRACES-Einheit" bzw. bei der Auswahl der Ausgangsgrenzkontrollstelle bei Drittlandexporten). Die ersten 2 Ziffern der TRACES-Nummer (identisch mit der früheren ANIMO-Nummer) identifizierten den Mitgliedsstaat (z.B. "01" für Deutschland). Diese Nummern wurden durch die 2 Buchstaben des ISO-Codes ersetzt. So findet man jetzt z.B. die LVU Neustadt an der Aisch (0130009) unter DE30009. Seit Version 3.21b (11.11.2009) wurden die Codes für die Grenzkontrollstellen dem sog. IATA-Code angepasst. So ändert sich z.B. der Code von Flughaben Berlin-Tegel von "DE50299" in "DETXL4" (die letzte Ziffer steht hier für 1-Hafen, 2-Schiene, 3-Straße, 4-Flughafen). Eine Auflistung des ISO-Codes der Länder finden Sie hier. Eine vollständige Auflistung sämtlicher TRACES-Einheiten hier.

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32. Seit Version 2.01 bekomme ich bei Pferdetransporten nach 2009/156 AII (eingetragene Equiden) die Fehlermeldung, das ich nur 1 Tier pro Zertifikat eingeben darf?

Neu ab dieser Version ist, dass entsprechend der Richtlinie 2009/156 AII jeder eingetragene Equide ein Zertifikat braucht. Im Programm selber kann man zwar mehrere erfassen, beim Einreichen bzw. Bestätigen erhält man aber eine Fehlermeldung.

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33. Wie kann ich eine Sendung vorher ankündigen (z.B. nach Entscheidung Artikel 1 Absatz 3 2006/274/EG)?

Eine Sendung vorher ankündigen kann ich, indem ich über TRACES Teil 1 ausfülle und "Zur Bescheinigung einreichen". Sie erhält dann den Status "neu" und kann von den verantwortlichen Behörden am Bestimmungsort gelesen werden. Unbedingt anzugeben sind auch die Durchfuhrmitgliedsstaaten (z.B. nach Art. 2 Nr. 2 von 2006/274/EG) (Registrierkarte Route, Nr. I.27).Die Zentralbehörde (CCA) des Durchfuhrmitgliedsstaates kann dann auf dieses Zertifikat zugreifen.

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34. Wie kann ich eine für mich bestimmte vorangekündigte Sendung sehen?

Standardmäßig werden alle eigenen Sendungen mit dem Status "neu" angezeigt, da der Haken in "Zu bearbeiten" gesetzt ist. Um zusätzlich auch Sendungen zu sehen, die aus anderen Mitgliedsstaaten kommen, muss dieser Haken entfernt werden und der "Status der Bescheinigung" auf "neu" gesetzt werden. Ergänzend kann das "Herkunftsland" eingeschränkt werden. Um die Suche auszuführen, ist "Suchen" auszuwählen.

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35. Seit Version 2.64 kann ich auf ältere Zertifikate (i.A. älter als 4 Monate)) nicht zugreifen?

Um die Performance des Produktionssystemes zu erhöhen, haben sich die TRACES-Betreiber entschlossen, nur die Zertifikate der letzten 4 Monate zu speichern. Auch die ursprüngliche Zurverfügungstellung der Daten über das Trainingssystem wurde wieder rückgängig gemacht. Wer Auswertungen und Statistiken benötigt muss sich direkt an den HelpDesk unter sanco-traces@ec.europa.eu wenden bzw. das Datawarehouse nutzen (siehe Frage 43).

Hinweis: Seit Version 5.20 (Mai 2011) kann man über die Suchfunktion auf Zertifikate zugreifen, die bis zu 2 Jahre zurückliegen.

Falls man die TRACES-Nummern der zu suchenden Zertifikate hat, kann man sich diese über folgende Links anzeigen lassen:

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=INTRA.DE.2010.0012345     (INTRA)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedanimals/open.do?ref=CVEDA.AT.2010.0012345     (GVDE Tiere)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedproducts/open.do?ref=CVEDP.BE.2010.0012345     (GVDE Produkte)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/ced/open.do?ref=CED.MA.2014.0012345   (GDE)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/euimport/open.do?ref=DECLAR.MA.2014.0012345   (Erklärung)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/chedpp/open.do?ref=CHEDPP.RU.2014.0012345   (CHED-PP)

Die Funktion "Als neu kopieren" funktioniert analog mit folgenden Links:

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/copyAsNew.do?ref=INTRA.DE.2010.0012345     (INTRA)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedanimals/copyAsNew.do?ref=CVEDA.AT.2010.0012345     (GVDE Tiere)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedproducts/copyAsNew.do?ref=CVEDP.BE.2010.0012345     (GVDE Produkte)

Die Funktion "Kopie als Ersatz" funktioniert analog mit folgenden Links:

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/copyAsReplacement.do?ref=INTRA.DE.2010.0012345     (INTRA)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedanimals/copyAsReplacement.do?ref=CVEDA.AT.2010.0012345     (GVDE Tiere)
https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedproducts/copyAsReplacement.do?ref=CVEDP.BE.2010.0012345     (GVDE Produkte)

Um eine dieser Funktionen zu verwenden, melden Sie sich bitte zuerst ganz normal im TRACES an. Wenn Sie dann einen dieser Links hier anklicken, öffnet sich TRACES in einer neuen Registrierkarte mit Fehlermeldung "CERT-900 Sicherheitsausnahme: Sie haben keine Berechtigung, diese Aktion auszuführen." Dies ist verständlich, denn die Zeugnisnummer "…12345" wird sehr unwahrscheinlich von Ihnen sein. Wenn Sie dann in der Adresszeile des Browsers die gewünschte Nummer eintragen und das "0012345" durch z.B. "0063555" das Jahr und das Herkunftsland ersetzen, wird Ihr altes Zertifikat angezeigt, bzw. die Funktionen "Als neu kopieren" oder "Kopie als Ersatz" werden ausgelöst.

Dies betrifft auch Zertifikate, die älter als 4 Monate sind.

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36. In den Benachrichtigungsmails wird auf Seite https://sanco.ec.europa.eu/traces verwiesen, ich benutze aber https://sanco.cec.eu.int/traces?

Die Adresse https://sanco.ec.europa.eu/traces ist die neuere. Wie lange die alte https://sanco.cec.eu.int/traces noch gültig sein wird, ist ungewiss. Es wird empfohlen, die neue zu benutzen. Dito. für das Trainings- und Testsystem.
Die Frage ist nicht mehr aktuell. Die neue Seite ist jetzt https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces (siehe Frage 3).

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37. Bei welchen Tiertransporten muss ich welche Zusatzgarantien ausfertigen?

Frau Dr. Antje Ruhbach (SH), Frau Dr. Waltraud Zierer (BY) und Herr Dr. Karl-Helmut Geißelbrecht (Veterinäramt  Neustadt/Aisch) haben eine Übersicht (Stand 24.09.2012) erarbeitet, die die aktuellen Zusatzgarantien enthält.

Eine sehr schöne Übersicht über amtliche Freiheiten und Zusatzgarantien in den Mitgliedsstaaten ist auf der Homepage des österreichischen Bundesministeriums für Gesundheit und Frauen  (Link: "Amtliche Freiheiten und Zusatzgarantien") zu finden.

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38. Wann ist TRACES bei registrierten Equiden zu bedienen?

SANCO hat dazu Stellung genommen:
„Für innergemeinschaftliche Verbringungen registrierter Pferde ist die Verwendung von TRACES nach wie vor fakultativ.“ (SANCO-Info zu Version 2.01 (Punkt III.2.1)). Es kann allerdings sein, dass Mitgliedsstaaten eine TRACES-Meldung für registrierte Equiden fordern.

Es gibt aber dazu eine eindeutige Stellungnahme vom BMELV:
Werden Pferde dauerhaft verbracht, ist TRACES zu bedienen! Pferde, die auf ein Turnier gehen und danach wieder heimkehren, müssen also nicht über TRACES gemeldet werden. Hier genügt die manuell ausgefüllte Gesundheitsattestation „2009/156 Anhang II" aus dieser Richtlinie.
Mit Modell „2009/156 AII Registrierte Equiden" kann immer nur ein einziges Pferd abgefertigt werden (siehe Frage 32)! Es wurde aber bundesweit vereinbart, dass stattdessen das Modell "2009/156 Registrierte Equiden, Zucht- und Nutzequiden, Schlachtequiden" verwendet werden darf (leider fehlt hier in der Bezeichnung das „AIII", korrekt wäre also für dieses Modell die Bezeichnung „2009/156 AIII Registrierte Equiden, Zucht- und Nutzequiden, Schlachtequiden"), mit dem mehrere Pferde abgefertigt werden dürfen. Allerdings ist hier zu beachten, dass dann ggf. die 1/2005/EG gilt (Transportzeiten über 8 h).

Ein "Merkblatt" zum innergemeinschaftlichen Verbringen von Equiden, erstellt von Dr. Olaf Brüning (LAVES Niedersachsen) finden Sie hier.

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39. Wie ist mit "Transhipments" an der Grenzkontrollstelle zu verfahren?

Eine Eingabe von "Transhipments" in TRACES ist erst dann verpflichtend, wenn der Mindestzeitraum von < 7 Tagen im Hafen bzw. < 12 Stunden am Flughafen abgelaufen ist.
Entsprechend Artikel 9 der Richtlinie 97/78 hat dazu die erste GKS einen GVDE zu erzeugen und eine Dokumentenprüfung entsprechend Paragraph 1 (b) einzutragen. Auf der Seite "Zweck" ist in der Box 17 beim GVDE-Produkte bzw. in Box 18 beim GVDE-Tiere, die GKS auszuwählen, an der der Transport die EU verlässt ("Bestimmungs-GKS"). Diese erste GKS hat nur die Möglichkeit den GVDE "als Entwurf speichern" zu speichern. Eine Fehlermeldung erscheint, falls diese GKS den GVDE bestätigen möchte.
Nur die "Bestimmungs-GKS" kann den GVDE bestätigen, nachdem alle notwendigen Kontrollen eingetragen sind. Die von der "Eingangs-GKS" eingegebenen Kontrollen können von der "Bestimmungs-GKS" vollständig geändert werden.
Die GVDE-Referenznummer wird durch die "Eingangs-GKS" generiert (ISO-Code des Landes der "Eingangs-GKS").

Das o. a. Verfahren beschreibt das sog. "Einfuhr-Transhipment".
Eine ausführlichere Beschreibung zum Verfahren bei Transits und Transhipments gibt es in folgendem (englischsprachigen) Leitfaden (Stand: 15.09.2015).

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40. Wie muss ich Transportunternehmen und Transportmittel gemäß 1/2005/EG zulassen (ab Version 3.0)?

Mit Einführung der TRACES Version 3.0 müssen Transportunternehmen und ihre zugelassenen Fahrzeuge in TRACES hinterlegt werden. Das Eintragen der Fahrzeuge mit ihren Kfz- Kennzeichen im Feld I. 16 eines TRACES-Zertifikates kann bei einem Transport größer 8 Stunden nur erfolgen, wenn dieses Fahrzeug vorher im TRACES erfasst wurde und für lange Transportwege zugelassen ist. Jedes Veterinäramt muss seine Transportunternehmen entsprechend 1/2005/EG im TRACES erfassen und validieren (Status: „Gültig“), damit die Eintragungen im TRACES-Zertifikat korrekt vorgenommen und ein Transportplan entsprechend 1/2005/EG erstellt werden kann. Ein Arbeitsanweisung zum Validieren der Transportunternehmen finden Sie hier.

Wichtig:
Beachten Sie bitte, dass beim Ändern/Hinzufügen von Transportmitteln auch auf der Seite "Organisation" "Speichern" durchgeführt werden muss, ansonsten gehen die Änderungen verloren.

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41. Wie wird ein Transportplan gemäß 1/2005/EG richtig erstellt (ab Version 3.0)?

Die Angabe des Transporteurs ist für sämtliche Tierarten verbindlich vorgeschrieben. Bei der Auswahl des Transporteurs im Zertifikat ist unbedingt der Typ "Transportunternehmen" auszuwählen, da sonst auch private Transporteure angezeigt werden, und bei Auswahl eines privaten Transporteurs wird kein Transportplan erstellt. Der Transportplan ist für eine Transportzeit größer 8 Stunden nur für Rinder, Schafe, Ziegen, Schweine und nicht eingetragene Equiden verbindlich vorgeschrieben.

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42. Wie muss ich verfahren, wenn TRACES nicht zur Verfügung steht und ich einen Transport abzufertigen habe?

Falls TRACES nicht zur Verfügung steht und ein Transport unbedingt abzufertigen ist, besteht die Möglichkeit, unter http://traces.fli.de/Bescheinigungen.htm leere Zertifikate herunterzuladen, manuell auszufüllen und dem Transport mitzugeben. In jedem Fall müssen dann die Daten zum Transport in TRACES zeitnah nachgetragen werden, wenn das System wieder zur Verfügung steht. Von dieser Möglichkeit sollte aber nur in Ausnahmefällen Gebrauch gemacht werden.

Achtung:
Falls TRACES länger als 24 h nicht zur Verfügung steht, ist die verantwortliche oberste Behörde per Mail oder Fax des Bestimmungs-EU-Staates über den Transport zu informieren. Eine Liste mit den Adressen finden Sie hier (Stand: 10.10.2016).

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43. Wie kann ich Statistiken und ältere Zertifikate abfragen?

Zur Abfrage von Statistiken und (älteren) Zertifikaten steht im TRACES das "Data Warehouse" zur Verfügung (mit Daten seit 2005). Ins Data Warehouse gelangt man über den Link "TRACES Data Warehouse". Über "Dokumentliste" -> "Öffentliche Ordner" -> "Traces" -> "Traces_DWH" erscheinen die Verzeichnisse mit den verschiedenen Auswertungen.

Eine Definition der verschiedenen Abfragen (INTRA, CVEDA, CVEDP mit Stand 16.04.2014) finden Sie hier. Bei den Abfragedefinitionen bitte beachten:
- "...Table..."            Aggregierte Daten (Statistiken)
- "...Listing..."          Auflistung einzelner Zertifikate mit der Möglichkeit der Anzeige des Zertifikates (Link, grünes Feld, bevorzugt in neuer Registerkarte öffnen!)
- "... Quantity..."      Mengenangabe, fehlt "...Quantity...", handelt es sich um Transporte

Die Grundstruktur bei der Bezeichnung der INTRA Reporte ist folgende:
- Buchstabe A: Übersichtstabellen, die Gesamtsummen für ganze Länder, LVUs (ÖVs) etc. enthalten. Mit LVUs sind hier die die Bescheinigungen am Ursprungsort ausstellenden gemeint.
- Buchstabe B: Listen von INTRA-Bescheinigungen für ganze Länder und einzelne LVUs. Mit LVUs sind hier wieder die die Bescheinigungen ausstellenden gemeint.
- Buchstabe C: Reporte mit Inhaltstruktur ähnlich wie bei A, bei denen die LVU aber diejenige ist, die eine eventuelle Kontrolle (Teil III) durchgeführt hat bzw. die LVU des Bestimmungsortes.
- Buchstabe D: Reporte mit Inhaltstruktur ähnlich wie B aber die LVU ist wieder die, die eventuell kontrolliert hat bzw. die LVU des Bestimmungsortes.

Die Abfrage erfolgt über Aufforderungen ("Prompts"), i.d.R.muss man erst das Land wählen und dann auf die LVUs zurückgehen, um die LVUs bzw. eine LVU eines Landes auswählen zu können. Falls im Auswahlfeld keine Angaben erscheinen, bitte auf den Link "Werte regenerieren" gehen. Erst wenn alle Angaben erfolgt sind, kann die Abfrage gestartet werden.

Die Ergebnisse können über "Dokument" -> "Auf meinem Rechner speichern unter" als Excel-, PDF- oder CSV-Datei gespeichert werden.

Bitte beachten:

Herr Dr. Karl-Helmut Geißelbrecht (Veterinäramt  Neustadt/Aisch) hat eine ausführliche Beschreibung zur Erstellung von Statistiken zu innergemeinschaftlichen Tiertransporten (Stand 22.04.2014) erarbeitet.

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44. Kann ich bei Schweine- und Schafe-/Ziegentransporten bei der Identifikation der Tiere auch eine Importfunktion verwenden?

siehe Frage 49.

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45. Wie ist mit Hühnertrockenkottransporten zu verfahren?

Da die Empfangsbetriebe u. U. dem Veterinäramt nicht bekannt sind (Landwirtschaftsbetriebe ohne Tierhaltung, Gärtnereien oder dgl.), sollte dieser Betrieb bereits bei der Erteilung der Genehmigung für Hühnertrockenkot durch die zuständige Behörde (Landesministerium, Veterinäramt) im TRACES mit dem Typ "Betrieb (Allgemein)" angelegt werden.
Transporte mit Hühnertrockenkot sollten generell mit dem Warencode "31" erfasst werden.

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46. Wie ist mit Sendungen von Tierischen Nebenprodukten zu verfahren?

Seit Version 5.31 (05/2012) und der Einführung des Handelspapiers als eigener Menüpunkt (DOCOM, französisch: "document commercial") kann TRACES sehr viel einfacher bei Tierischen Nebenprodukten (TNPs) eingesetzt werden. Lesen Sie dazu ggf. auch die Release-Notes zu den Versionen 5.31 und 5.33 im neuen CIRCABC (ehemals CIRCA, über den Menüpunkt "Information" rechts oben am TRACES-Bildschirm zu erreichen). Das DOCOM sollte in der Regel vom Marktteilnehmer erstellt werden, das Veterinäramt muss es nicht mehr gültig machen. In Sonderfällen kann das DOCOM auch von einem Veterinäramt erstellt werden. Die Erstellung erfolgt nahezu identisch zu einem INTRA. Obligatorisch ist die Verwendung des DOCOM bei TNPs der Kategorien K1, K2 und bei K3 soweit es sich um verarbeitetes tierisches Eiweiß handelt. Somit wird die zuständige Behörde des Bestimmungsmitgliedsstaates automatisch benachrichtigt, Art. 48 Abs. 3 Satz 1 der VO (EG) 1069/2009. Die zuständige Behörde des Ursprungsmitgliedsstaates wird von der zuständigen Behörde des Bestimmungsmitgliedsstaates durch Eingabe einer Kontrolle in das DOCOM über die Ankunft der Sendung informiert, Art. 48 Abs. 3 Satz 2 der VO (EG) 1069/2009.

Klonierung eines DOCOM zum INTRA: Für Sendungen mit Warencode 31010000 (unverarbeitete Gülle) sind spezielle Veterinärbescheinigungen erforderlich, Anh. XI, Kap. 1, Abschn. 1 der VO (EG) 142/2011. Dazu kann ein DOCOM von der zuständigen Behörde des Ursprungsmitgliedsstaates in ein INTRA kloniert werden. Es kann aber auch die bisherige Praxis beibehalten werden, dass gleich ein INTRA erstellt wird, dessen Teil I vom Marktteilnehmer ausgefüllt wird. Die Ankunft der Sendung wird wie oben beschrieben durch Eingabe einer Kontrolle bestätigt.

Export: Beim Export von TNPs kann auch das DOCOM verwendet werden, hier muss nicht, wie bei lebenden Tieren, noch ein weiterer Mitgliedsstaat berührt sein.

Herr Brüning (LAVES Niedersachsen) hat eine ausführliche Beschreibung zur Nutzung des Handelspapiers (DOCOM) bei tierischen Nebenprodukten (Stand: 12.10.2012) erarbeitet.

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47. Was bedeutet das "(ex)" hinter verschiedenen Betriebstypen?

"(ex)" bezieht sich auf die alten, bisherigen Betriebstypen. Die Mitgliedsstaaten können festlegen, dass nur bestimmte Personen neue Betriebe anlegen und bestätigen. Diese erhalten dann eine normale Bezeichnung (ohne "(ex)"). Das funktioniert nur, wenn die Betriebe zentral verwaltet werden. Analog gilt es zukünftig für den Austausch dieser Betriebsdaten über Systeme (denkbar wäre z.B. über BALVI). Bisher macht von dieser Praxis nur Österreich Gebrauch. Für Deutschland kann/muss das "(ex)" ignoriert werden.

Einen kurzen Hinwies dazu findet man in den Release Notes der Version 5.30 unter „V. MODUL LMS Verwaltung der Organisationen“.

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48. Wie ist bei Geflügelausstellungen zu verfahren?

Bei Transporten zu Geflügelausstellungen in andere Mitgliedsstaaten muss kein TRACES Zertifikat erstellt werden. Entscheidungsgründe Nr. 7 und Art. 1 Abs. 2 der RICHTLINIE 2009/158/EG.

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49. Für welche Tier- bzw. Warenarten kann ich bei der Identifikation der Tiere eine Importfunktion verwenden?

Seit Version 6.10 (Dezember 2013) steht für alle Tier- und Warenarten für das Feld I.31 "Identität der Tiere" die Importfunktion zur Verfügung.

Die Erfassung der Identität der Tiere kann über das Hochladen einer CSV-Datei (Excel) oder auch direkt über "Kopieren" und "Einfügen" im Onlineformular "Hochladen" vorgenommen werden. Beim direkten Einfügen in das Onlineformular beachten Sie bitte den "erwarteten Aufbau"  der einzufügenden Daten.
Um die CSV-Datei nutzen zu können, muss diese erstmalig heruntergeladen werden.

Achtung:
Falls die CSV-Datei ein Datumsfeld enthält, ist diese Spalte in Excel im Format "Text" anzugeben, damit das Datum korrekt im "TRACES-Format" tt/mm/jjjj gespeichert werden kann.

Hinweis:
1. Es dürfen nicht mehr Zeilen (Tiere) angegeben werden, als in Feld I.20 (Anzahl/Menge) eingetragen sind, weniger können es sein.
2. Herr Brüning vom LAVES Niedersachsen hat eine ausführliche Anleitung zur Verwendung von CSV-Dateien im TRACES zur Verfügung gestellt. Diese finden Sie hier (Stand: 10.11.2016).

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50. Wie ist beim Verbringen von Rindern und Schweinen über Sammelstellen eines anderen Mitgliedsstaates zu verfahren?

Im Falle des Verbringens von Rindern oder Schweinen mit Transit durch eine Sammelstelle in einem anderen Mitgliedsstaat ist der bescheinigende Tierarzt des Abfahrtortes gehalten, im Feld I.13 'Bestimmungsort' den Endbestimmungsort und nicht denjenigen der Sammelstelle anzugeben und die verantwortliche Behörde der Sammelstelle zu benachrichtigen. Der Tierarzt der Sammelstelle ist gehalten, eine neue Bescheinigung mit den Angaben der Originalbescheinigung(en) auszustellen. Um den Anforderungen des Artikels 5 der Richtlinie 64/432/EWG, die Bescheinigung bei der Abfahrt und bei der Sammelstelle betreffend, voll zu entsprechen, wurden die zwei Bescheinigungen und die Funktion von TRACES folgendermaßen angepasst:

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51. Wo findet man aktuelle Dokumentationen?

Normalerweise findet man Release Notes, Manuals und Präsentationen im TRACES über "Information" -> "Bibliothek".
Eine Auswahl der wichtigsten Dokumentationen:

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52. Wie ist mit Zolllagern und Schiffsausrüstern zu verfahren?

Das entsprechend der Entscheidung 2000/571/EG für ein Freizonenlager, Freilager, Zolllager oder Lagerbetreiber zur Versorgung von Beförderungsmitteln für den internationalen Seeverkehr (Typ der Organisationen in TRACES "Lager in Freizone" und "Schiffausrüster") zuständige Veterinäramt hat

Anmerkung: Damit das zuständige Veterinäramt GVDEs erstellen kann, benötigt es den Status "SuperLVU" (in TRACES Typ "ÖV(S)").

Aktuelle Liste der zugelassenen Lager in Freizonen und Schiffsausrüster (Stand: 14.07.2015).

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53. Für welche Warenarten ist eine Rückmeldung erforderlich?

Rückmeldungen durch das zuständige Veterinäramt am Bestimmungsort sind durch Hinzufügen einer Kontrolle zwingend erforderlich für:

Rückmeldungen durch die Grenzkontrollstelle (Ausgangsgrenzkontrollstelle) sind durch Hinzufügen einer Kontrolle zwingend erforderlich für:

Siehe hierzu auch "General Guidance For Consignments Of Live Animals And Animal Products From Third Countries In Transit Or Transhipment" (Stand: 15.09.2015).

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54. Wie ist bei Re-Enforced Checks zu verfahren?

Zur Verfahrensweise bei verstärkten Kontrollen (Re-Enforced Checks) nach Artikel 24 der Richtlinie 97/78/EG gibt es folgenden (englischsprachigen) Leitfaden (Stand: 24.05.2012).

Eine ausführliche Beschreibung zum Verfahren bei verstärkten Kontrollen finden Sie im "Handbuch für Grenzkontrollstellen".

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55. Wie ist mit Warensendungen zu US Militärbasen zu verfahren?

Bei Warensendungen für US Militärbasen in der EU (nicht konforme Warensendungen) ist wie folgt zu verfahren:

Siehe hierzu auch "General Guidance For Consignments Of Live Animals And Animal Products From Third Countries In Transit Or Transhipment" (Stand: 15.09.2015).

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Stand: 07. November 2017